Manager Talk 20110612

copy from e-mail to workshop staff

สวัสดีครับเพื่อนพนักงานทุกคน

            (ต่อจากครั้งที่แล้ว) …. จากที่กล่าวไว้เรื่อง Reengineering ของธนาคารกสิกรไทย เมื่อเป็นสิบปีมาแล้ว ด้วยการมุ่งมองไปที่กระบวนการ กำจัดสิ่งที่ไม่จำเป็น กระชับกระบวนการ แล้วจึงทำการจัดหาบุคคลากร และ มอบหมายงานให้อย่างถูกต้อง ทุกคนจะรับทราบว่างานคืออะไร ต้องทำ”อย่างไร” และ ผลลัพธ์ที่ต้องการคืออะไร อะไรที่เรียกว่าดี ปานกลาง และ เกินความคาดหมาย

            เรื่องแบบนี้เป็นเรื่องที่ดูจะเป็นเรื่องที่เข้าใจกันทั่วๆ ไปในสมัยนี้ องค์กรเอกชนหลายแห่งใช้วิธีการแบบนี้เข้ามาปรับปรุงกระบวนการทางธุรกิจ ส่งผลให้ทุกคนเกิดการตื่นตัว และ ต้องขวนขวายปรับปรุงตัวเองอยู่ตลอดเวลา บ้างอาจจะต้องฝึกอบรมเพิ่มเติม เรียนรู้ และ ฝึกฝนเพื่อพัฒนาทักษะใหม่ ๆ ที่จำเป็นต้องใช้ในการทำงาน ทั้งนี้ เพราะมันเป็นเรื่องที่เกี่ยวข้องกับตนเอง และ มีผลโดยตรงกับตนเองล้วน ๆ คนอื่นช่วยไม่ได้

            หลายครั้งที่บริษัทของเราคิดจะดำเนินการจัดรูปแบบวิธีการทำงาน และ กำหนดขั้นตอน การรับผิดชอบให้ชัดเจน แต่จนแล้วจนรอด ก็ยังไม่มีผลจริงในทางปฏิบัติ อาจจะเพราะงานที่มีการทำกันอยู่ตอนนี้ เป็นงานที่เป็นช่วง ๆ และ บางครั้งขาดความต่อเนื่องในการที่จะทำอะไรที่ต้องใช้ช่วงเวลาหวังผลนาน จึงทำให้การปรับปรุงเหล่านี้ยังอยู่ในขั้นตอน และ ในไฟล์เอกสารต่อไป ปีนี้ก็เช่นกัน ทางบริษัทแม่ส่งเจ้าหน้าที่มาคนนึง เพื่อศึกษารูปแบบการทำงานของงาน fabrication แล้วจะเข้าไปดูกระบวนการ ก่อนที่จะลงมาดูรูปแบบการทำงานของแต่ละหน่วยงาน ผมเองหวังว่าการศึกษานี้คงไม่นานเกินไปจนถึงช่วงที่เรางานขาดช่วงไปอีกครั้ง ไม่ใช่ว่าเป็นการคิดอคติ แต่เพราะว่า การที่จะดูว่าทุกสิ่งอย่างมันถูกควรหรือไม่นั้น ควรจะต้องดูตอนที่เหตุการณ์อยู่ในภาวะที่ถูกกระตุ้น และ บีบคั้น เราจึงจะมองเห็นว่าอะไรมันถูกและควรหรือไม่ ก็ขอเอาใจช่วยงานนี้ให้ผ่านไปด้วยดีและรวดเร็ว

            ผมเคยมีความคิดอย่างนึงว่า ในทุก ๆ ใบพรรณางาน Job description ซึ่งหลายที่จะระบุคล้าย ๆ กันว่า ตำแหน่งนั้น ๆ ต้องทำหน้าที่อะไร มีความรับผิดชอบอย่างไร อันเป็นการมุ่งไปที่ Responsibility ซึ่งความรับผิดชอบนั้น เป็นค่าหนึ่งของการวัดที่วัดได้ยากมาก ว่าใครเป็นผู้มีความรับผิดชอบมากกว่าใคร คนทำงานจนเสร็จในวันนั้นดึกดื่นค่อนคืน บางครั้งก็เรียกว่าเป็นผู้มีความรับผิดชอบต่องาน ใครไม่ทำ ถือว่าไม่รับผิดชอบ บางคนก็บอกว่าชั้นจะทำตอนไหนก็ได้ ขอให้งานเสร็จก็พอ เสร็จเป็นส่ง ๆ เหมือนรถสองแถว เต็มออก ๆ ผมคิดว่าเราต้องเพิ่มอะไรบางอย่างลงไปในแต่ละตำแหน่งงาน เคยถามผู้รู้แล้วไม่สามารถหาคำที่แปลได้ตรง ๆ ชัด ๆ จึงขอทับศัพท์ไปก่อน นั่นคือ ตำแหน่งงานนั้นต้องมี Accountability กับเรื่องใด ตลอดจน Ownership ของงานตนเองคืออะไร

            Accountability คล้ายๆ กับการปวารณาตนเองเพื่องานนั้น ไม่ว่างานนั้น ๆ จะไปตกหรือ ติดอยู่ที่ใคร ถ้ามันเป็น accountability ของเราแล้ว เราจะต้องติดตาม ผลักดัน และ ทำให้งานนั้นลุล่วงไปให้ได้โดยเต็มกำลัง ยกตัวอย่างเช่น นักการภารโรงมี “หน้าที่รับผิดชอบ” (responsibility)ในการทำความสะอาดห้องเรียนหลังจากนักเรียนกลับบ้านไปแล้ว ให้มีความสะอาดตามเกณฑ์ที่เหมาะสม ถ้าแค่ความรับผิดชอบต่องาน บางครั้งนักการฯอาจจะละเลยการเช็ดกระจกหน้าต่างไปบ้าง เพราะน้ำยาเช็ดกระจกที่ใช้อยู่หมดไปนานแล้ว ให้ฝ่ายธุรการติดตามกับฝ่ายจัดซื้อก็ยังไม่ได้ของมาสักที คงไม่มีใครเห็นว่ามันไม่ค่อยสะอาดเท่าไหร่ ถ้ามีคนถามก็คงตอบไปว่า สั่งของไปแล้วยังไม่ได้…. กรณีเดียวกัน หากนักการฯมี accountability กับงานทำความสะอาด เค้าจะมีความรู้สึกทันทีว่าการไม่ได้เช็ดกระจก คือ การบกพร่องของงานเค้า เค้าจะต้องติดตามไปยังธุรการ หรือ จัดซื้อ เพื่อเร่งให้น้ำยาเช็ดกระจกเข้ามาเร็ว ๆ ถ้าไม่ได้ เค้าจะขอให้ฝ่ายจัดซื้อรบกวนเอาเงินสดจากฝ่ายบัญชีไปซื้อมาให้พอมีใช้ก่อน ทั้งนี้ ก็จะทำให้งาน”รับผิดชอบ”ของนักการฯนั้นสมบูรณ์

            ผมหวังลึก ๆ ว่าพนักงานของเราทั้งหลายจะค่อย ๆ สร้าง Accountability ของตนเองขึ้นมา การทำงานโดยปราศจากผู้รับผิดชอบตรง และ เป็นผู้แสดง “ความเป็นเจ้าของ” ของงานนั้น ๆ จะทำให้งานนั้นไม่สมบูรณ์ ถึงจะเสร็จก็จะไม่ดีเท่าที่ควร และ เมื่อเสร็จลุล่วงไปแล้ว ก็ขาดความต่อเนื่องในการปรับปรุงและพัฒนางานให้ดียิ่ง ๆ ขึ้นไปอีก หลายคนที่ทำงานอยู่ที่นี่ ขณะนี้เป็นผู้มี accountability ในงานของตนแล้ว ผมขอชื่นชมด้วย สำหรับคนอื่น ๆ ผมก็พอจะมองเห็นอยู่บ้างว่าจะพอมีหวัง ที่เราจะร่วมพัฒนาที่นี่ต่อไป ขอให้พยายามต่อไปครับ

            ภายในสิ้นเดือนนี้จะมีอีกสาม milestone ใหญ่ ๆ ที่เราต้องบรรลุ หนึ่ง First steel cutting – Yolla Project สอง Delivery milestone – Scope A ,project Allseas และ สาม คือ Complete delivery first shipment – PNG LNG Piperack (18 modules) เราจะบรรลุทั้งหมดไปด้วยกัน เราทำได้ ถ้าทุกคนช่วยกันครับ

 

สวัสดีครับ

Advertisements

Leave a Reply

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out / Change )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out / Change )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out / Change )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Log Out / Change )

Connecting to %s